Ketahui sejumlah jobdesk admin sebelum melamar pekerjaan dari mengurus surat-surat hingga membuat laporan berkala.
OLX News – Jika tertarik untuk melamar pekerjaan sebagai admin di suatu perusahaan, maka pastikanlah kamu memahami berbagai jobdesk dari pekerjaan ini. Sebab, dengan tahu sejumlah jobdesk admin, akan mempermudahmu dalam mempersiapkan diri saat wawancara kerja nanti.
Secara umum, beberapa jobdesk admin yang perlu kamu ketahui adalah:
1. Mengurus Surat-Surat
Seorang admin kantor akan sering berhadapan dengan urusan surat-menyurat, baik itu menginput surat tersebut atau membuat surat keluar.
Beberapa tipe surat yang mereka buat adalah surat pembelian, surat perintah kerja, surat penjualan, surat perpanjangan kontrak, dan lainnya.
2. Jobdesk Admin Sebagai Pembuat Agenda Kantor
Tugas organisir ini berkaitan dengan membuat agenda rapat dengan klien, menyiapkan perlengkapan, dan lainnya.
Karena akan berhadapan dengan banyak orang, maka kemampuan komunikasi yang bagus sangat kamu butuhkan terkait jobdesk kedua ini.
3. Menginput Data
Seorang admin harus melakukan input data terkait informasi penting yang kantor butuhkan nantinya.
Sumber daya yang akan kamu input tersebut biasanya berbentuk dokumen, formulir, dan berbagai jenis sumber lainnya. Semua sumber tersebut akan diolah menjadi dokumen baru, sesuai kebutuhan perusahaan.
4. Melakukan Arsip dan Rekap Data
Selain menginput data, seorang admin juga akan sering bersinggungan dengan proses perekapan dan pengarsipan data yang telah masuk ke kantor.
Data yang berhasil admin arsipkan ini akan sangat membantu mempermudah kerja divisi-divisi atau stakeholder perusahaan ketika akan mengambil keputusan.
Selain itu, untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data, ada SOP khusus yang harus dipatuhi oleh admin, tergantung kebijakan perusahaan.
5. Membeli Perlengkapan Kantor
Seorang admin perkantoran pasti akan mengetahui arus barang keluar dan masuk di perusahaannya. Sebab, untuk menjadi laporan, nanti kamu harus melakukan notulensi terkait keluar masuknya barang ini.
Dengan tahu semua arus barang, admin akan mengetahui peralatan dan perlengkapan mana saja yang sudah habis dan butuh penambahan unit. Dengan begitu, proses pembelian barang bisa berlangsung, sehingga alur kerja oran di kantor tetap aman.
6. Mempersiapkan Akomodasi Perkantoran
Tugas ini akan berkaitan dengan proses pengorganisasian dan penjadwalan agenda kantor. Di mana jika nanti ada kegiatan rapat, perjalanan dinas, atau kegiatan di luar kantor, seorang admin akan mempersiapkan tiket perjalanan atau hingga akomodasi.
7. Menerima Panggilan Telepon
Ketika ada telepon masuk ke kantor, adminlah yang akan menjawabnya. Tergantung persoalannya, admin nanti akan mengatur panggilan atau informasi yang disampaikan dari si penelepon.
Dalam aspek ini kemampuan berkomunikasi juga berperan penting agar pesan dapat tersampaikan dengan maksimal.
8. Membuat Laporan Berkala
Admin akan membuat laporan yang akan membantu para manajer atau supervisor mengetahui informasi yang mereka butuhkan. Laporan-laporan ini dapat dijadikan sebagai pembanding atau acuan ketika akan melakukan evaluasi atau rapat terkait kebijakan perusahaan.
Pembuatan laporan ini tergantung kepada kebijakan kantormu nanti, bisa dibuat per hari, per bulan, per kuartal, atau per tahun.
Selain kedelapan jobdesk admin di atas, nantinya masih ada beberapa tugas lain, tergantung jenis admin apa yang akan kamu geluti. Sebab, di masing-masing industri atau bidang, pasti akan ada jobdesk khususnya.
Jika tertarik menjadi seorang admin, maka pastikanlah kamu memahami semua jobdesk umum ataupun jobdesk admin yang khusus, agar peluangmu diterima lebih besar nantinya.
Setelah tahu jobdesk admin, apabila sedang membutuhkan barang atau kendaraan bekas, cek di situs OLX atau aplikasi OLX yang bisa kamu unduh di Google Play Store dan App Store.
